¿Qué pasa si entra agua en el despacho y se destruyen documentos de clientes?

 

Un reventón en una tubería del edificio, un fallo en el sistema de climatización o una filtración en el techo durante un episodio de lluvias intensas pueden anegar una oficina en cuestión de minutos. Además del daño evidente en ordenadores o mobiliario, para un despacho profesional (abogados, gestorías, consultoras, clínicas o arquitectos) la pérdida o deterioro de expediente físicos e información de clientes supone un verdadero quebradero de cabeza legal y operativo.

La respuesta directa es que un seguro multirriesgo de oficina adecuado cubre tanto el coste de reconstrucción o restauración de los documentos físicos dañados, como las posibles sanciones o reclamaciones derivadas por la custodia de los datos (LOPD/RGPD), siempre que tengas contratadas las coberturas de Reconstrucción de Archivos y Responsabilidad Civil Profesional.

Sin embargo, el tratamiento de un siniestro de este tipo requiere diferenciar entre el soporte físico (el papel) y el impacto legal del contenido destruido.

 

1. Cobertura de Reconstrucción de Documentos e Archivos

La garantía estándar de daños en la póliza de oficina cubre el contenido (muebles, tecnología), pero no el valor intangible del papel en sí. Por eso es indispensable contar con la cláusula específica de reconstrucción de archivos:

• ¿Qué cubre exactamente? Asume los costes económicos necesarios para reproducir, reescribir o reconstruir los expedientes, escrituras, planos o documentos contables dañados por el agua.

• Gastos incluidos: Cubre las horas de trabajo extraordinario del personal o la contratación de servicios externos especializados para restaurar o recuperar la información.

2. Responsabilidad Civil y Protección de Datos (LOPD/RGPD)

Si la entrada de agua ha imposibilitado prestar un servicio en plazo a un cliente (por ejemplo, la pérdida de un expediente que caducaba ante la Administración) o si la documentación se ha vuelto ilegible poniendo en riesgo datos protegidos:

• Daños a terceros: La cobertura de Responsabilidad Civil Profesional responderá ante las reclamaciones de indemnización presentadas por los clientes afectados por el extravío o deterioro de su documentación.

• Sanciones y notificaciones: Si el incidente implica la pérdida definitiva de datos personales sensibles en papel, la ley exige notificar la brecha a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en un plazo de 72 horas para evaluar si existían medidas de custodia suficientes.

Para consultar más recomendaciones sobre la prevención de riesgos en entornos de trabajo y la protección de negocios de servicios, puedes revisar el espacio dedicado a oficinas y despachos en blogseguros.es. Asimismo, para resolver dudas sobre normativas generales de contratación o gestión de siniestros en diferentes ámbitos, en el portal información de seguros - blogseguros.es recopilamos análisis sencillos para mantener la actividad profesional siempre protegida.

3. Medidas urgentes si entra agua en el despacho

Si te encuentras con agua en las instalaciones y documentación afectada, actúa de este modo:

1. Corta inmediatamente el suministro eléctrico y de agua: Evita riesgos de electrocución o cortocircuitos en la red de la oficina.

2. Separa el material mojado sin frotar: Aísla las carpetas o documentos húmedos sobre superficies secas. No intentes secar el papel con fuentes de calor directo (como calefactores) para evitar que se peguen las hojas.

3. Documenta el estado con fotografías: Haz fotos detalladas de las estanterías, clasificadores y cajas de archivo afectadas antes de moverlas.

4. Notifica el parte a la aseguradora: Indica expresamente que hay archivos y expedientes de clientes afectados para que el perito determine la vía de reconstrucción de datos.