La importancia de la recuperación de documentación en caso de incendio

 Cuando pensamos en los daños que puede causar un incendio en una oficina, lo primero que nos viene a la mente es la destrucción del mobiliario, los ordenadores o los sistemas informáticos. Sin embargo, para profesionales como gestarías, notarías, estudios de arquitectura o agencias de servicios, el verdadero patrimonio flotante no son las mesas ni las sillas: es la información.

La pérdida de archivos físicos puede paralizar por completo la actividad de un negocio. Por eso, entender cómo actúa el seguro ante la destrucción de documentación física es vital para no llevarse sorpresas desagradables.

1. La peculiaridad de la documentación física: ¿Qué se puede recuperar?

El caso de los documentos en papel es sumamente peculiar en el sector asegurador. Seamos realistas: un documento que se ha convertido completamente en cenizas no se puede reconstruir mágicamente. Sin embargo, la cobertura de recuperación o reconstrucción de documentos de una póliza de oficinas no está pensada para hacer milagros, sino para cubrir los costes económicos de volver a conseguirlos.

Siempre dentro de lo que sea técnicamente posible, el seguro asume los gastos de:

• Escrituras públicas y actas: Tasas notariales y registrales para solicitar copias oficiales autorizadas.

• Planos y proyectos técnicos: Horas de trabajo de ingenieros o arquitectos para rediseñar o volver a maquetar proyectos perdidos de los que existan copias de respaldo o datos base.

• Certificados y licencias: Gestiones administrativas ante organismos públicos para la reexpedición de permisos de actividad, títulos o documentos de idoneidad.

  
  
   

2. Daños materiales e indemnización por paralización de actividad

Un incendio grave obliga, inevitablemente, a echar el cierre temporal de la oficina mientras se realizan las labores de desescombro, limpieza y reforma. Durante este periodo, los gastos fijos (alquiler, nóminas, suministros) siguen corriendo, pero los ingresos caen a cero.

Para evitar la quiebra del negocio, el seguro de oficinas actúa en dos frentes esenciales:

• Daños materiales: Cubre la reparación del local (continente) y la reposición de todo el equipamiento tecnológico, mobiliario y género estropeado (contenido).

• Indemnización diaria por cierre: La póliza incluye una garantía de paralización de actividad que paga una cantidad económica fija por cada día que la oficina deba permanecer cerrada debido al siniestro, ayudando a sostener el negocio hasta que pueda reabrir.

3. Un escudo de gran empresa para la oficina media

Existe el mito de que estas coberturas tan específicas son exclusivas de los grandes rascacielos corporativos o de centros logísticos multinacionales. La realidad es que la oficina media en España (un despacho de 60 u 80 metros cuadrados) necesita y tiene acceso exactamente al mismo nivel de blindaje técnico ante el fuego.

De hecho, las garantías de recuperación documental y reconstrucción de archivos quedan cubiertas de la misma manera que en los complejos industriales, tal y como se puede comprobar al analizar la estructura de los seguros de incendios para empresas avanzados. Adaptar estas coberturas al tamaño real de tu despacho es la única forma de garantizar que años de archivos y expedientes no desaparezcan en cuestión de minutos.